聚合智慧文档
产品说明
1. 产品介绍
聚合智慧文档是一款专为企业内部文档安全及协同而设计的产品，依托企业现有系统和基础设施，提供全面内部办公支持。相比互联网上的同类产品，它更注重信息、数据和流程的安全性，并具备内部组织架构嵌入功能，满足企业特殊业务需求。
2. 背景
2.1. 现状
许多企业出于安全和隐私保护等考虑，选择局域网办公而非开放的互联网办公方式。然而，在日常工作中，这些企业需要存储大量的行政、财务、人事和技术文档，并迫切需要实现文档的快速检索和查找，以提高工作效率。同时，他们也需要高效的实时协作工具，以促进团队之间的合作。
2.2. 痛点1
2.2.1. 安全性和保密性问题
企业的一些文档涉及到敏感信息和机密，需要严格控制访问权限和操作记录，避免数据泄露和信息被盗取。
2.2.2. 协同编辑效率低下
传统的文件共享和邮件传输方式无法满足企业对于高效协同编辑的需求，而一些云存储和协作工具又无法完全满足企业在安全性和隐私保护方面的要求。
2.2.3. 版本控制困难
在多人协同编辑过程中，很容易出现版本混乱和冲突，需要建立完善的版本控制机制，以保证文档的协同编辑效果。
2.2.4. 沟通效率低下
传统的文档修改和批注方式需要耗费大量时间和精力，无法快速有效地沟通修改意见和批注内容，影响团队协作效率。
2.3. 痛点2（选一个）
2.3.1. 混乱的文档管理流程
许多企业仍采用传统文档管理方式，导致创建、存储环节缺乏明确规范和流程，造成文档管理混乱。无法有效确保文档的安全性和可检索性。
2.3.2. 文档安全性的担忧
企业文档可能包含敏感的内部机密信息。若文档没有妥善保护，极易被非法获取和窃取，对企业造成严重损害。
2.3.3. 大规模文档创建
企业发展过程中产生大量文档，传统文档管理方式已无法胜任。如何高效创建和管理大规模文档已成为企业亟待解决的问题。
2.3.4. 文档共享难度大
企业内部不同部门需要共享文档，但传统共享方式无法满足需求。因此，实现文档快速共享和协同沟通已成为企业共同面临的挑战。
随着个人文件存储的需求日益增加，存储介质也呈现多样化的趋势，伴随而来的时，文件容易丢失损毁，一旦发生丢失或损毁，数据恢复过程相当困难。
3. 重点功能
3.1. 实时协作
团队成员可同时编辑和修改同一文档，实时查看他人修改内容和进行实时交流讨论。这种方式大大提高了效率，节省了沟通时间，减少了信息传达的误差。
3.2. 版本控制
提供完善的版本控制功能，能够追踪和记录文档每次修改，为每个修改版本生成新版本号。这有助于用户查阅文档变更历史、追溯文档修改过程,确保文档可追溯性和可审计性。
3.3. 便捷分享
便捷地分享文档并邀请团队成员进行协作，共同编辑和修改。这种开放式分享方式促进了团队协作和知识共享，有助于提高团队能力和创造力。
3.4. 文件安全
我们提供自定义四级安全文件访问控制措施，确保信息安全性和保密性。支持阅后即焚功能，有效防止信息被滥用。专属存储空间以及结构化的存储方式，防止数据丢失。采用SSL/TLS加密传输机制，保证通信安全性。用户令牌认证机制以及集成USB KEY等安全认证，增强认证安全性。日志行为分析功能，杜绝数据泄漏风险，确保用户行为安全。多重措施保障信息安全，让您放心使用我们的服务。
与上面二选一
我们提供自定义的四级安全文件访问控制措施，确保信息的安全性和保密性。支持阅后即焚功能，有效防止信息被恶意窃取或滥用。这有助于高效传递和保护敏感机密信息，确保机密文件不会外泄。
存储安全：用户专属存储空间，结构化的存储方式，防止企业数据丢失。
传输安全：采用 SSL/TLS 加密传输机制，保证通信的私密性和安全性。
用户认证安全：用户令牌认证机制，完成用户鉴权。我们还支持集成用户已有的安全认证，如USB KEY等，进一步增强认证安全性。
用户行为安全：日志行为分析，杜绝人为操作数据泄漏。
3.5. 全文检索
提供高效而强大的全文检索功能，使您能够根据关键字快速、轻松地查找并定位所需的文件内容。
3.6. 即时通信
即时通信支持一对一消息收发和实时在线交流，确保私密性。此外，系统可整合第三方短信系统以扩展通讯方式。
3.7. 在线扫描
用户可以通过内部网访问在线扫描服务及其相应的扫描仪，执行文档扫描操作，无需安装任何软件，并自动将扫描文件上传至服务器端，无需在本地进行扫描存储。
3.8. 多级回收站
多级回收站管理机制，防止文件误删除 / 恶意删除
4. 信创支持
5. 系统架构
全文检索引擎、文件存储引擎、图片文字识别、协同编辑、扫描自动存储、文件权限控制。
6. 项目案例
“聚合智慧文档”自22年起已成功在XX市公安局和XX市电力公司等企业内进行部署并持续稳定运行。该产品引领企业在文档管理方面取得了显著的进步，创建了一个集中的文档中心，帮助企业实现了安全存储、高效检索和充分利用文档的目标，让企业文件能够做到“存储安全”、“查找迅速”和“使用便捷”。我们通过实现文档一致性管理、全面保护和精细监控，帮助企业用户轻松检索并充分利用所需的信息资源。
7. 应用场景
公安、电力、金融、法律、医疗等敏感企业
8. 功能介绍
系统为用户提供了高效、便捷的文件管理体验，包括实时消息发送和接收、文件上传和下载、分享、编辑、预览以及协作编辑等功能。
8.1. 会话消息
提供用户间一对一的消息收发功能，当收发双方都在线时，可实时完成消息的发送和接收。当接收方不在线时，系统采用离线发送方式，一旦接收方上线，就会自动接收所有离线消息。在一对一通讯过程中，所有内容仅收发双方可见，保证了消息的私密性。此外，本系统还可集成第三方短信系统，实现短信的发送功能，为用户提供更多元化的通讯方式。
8.2. 最近文件
提供最近打开过的文件快速入口
8.3. 收藏文件
收藏文件列表，支持标签分类收藏收藏功能。
其中常用文件是根据最近打开文件的频率计算得出。
8.4. 我的文件
- 目录创建：该系统允许用户创建新的文件夹或目录，用于整理和存储文件。
- 文件上传：文件上传功能可以方便地将用户计算机本地的文件上传到系统特定目录，并且将这些文件的结构化存储以便之后进行共享、编辑或预览。
- 文件下载：用户可以从服务器或特定目录下载文件，将其保存到本地计算机。
- 文件分享：该系统支持用户将文件分享给其他用户，并可以设置不同的分享权限，如只读或编辑等。
- 协作编辑：此系统支持多人同时编辑同一文件，提供实时的协作编辑功能，这样用户可以同时看到其他所有人的修改。
- 版本控制：支持版本控制，以确保文件的修改和历史记录都得到保留。这有助于防止意外的文件更改和提供了回滚到以前版本的能力。
- 预览：对于各种常用文件格式，如文档、图片、音视频等，该系统可提供预览功能，使用户在下载前或下载后能快速查看文件内容。
- 图片文字识别：除了以上基本功能，该系统还提供了图片的文字识别功能，这可以方便用户对图片中的文字进行识别和提取，进一步增强了文件管理的功能性和便利性。
提高用户的办公效率，并满足日常工作的各种需求。
8.5. 部门文件
部门内部公共文件管理。
支持创建组织目录，以供指定的人群使用。
8.6. 公共文件
企业内部公共文件管理。
支持创建组织目录，以供指定的人群使用。
8.7. 快速检索
在上传文档类（如Word、PowerPoint、TXT）文件时，系统能够自动构建高效的文件索引。借助先进的内容搜索技术，用户可以根据文件中的关键字或主题词，准确、快速地找到特定的文档。这一功能尤其适用于需要编写汇报材料等场景，帮助用户轻松定位所需内容，提高工作效率。
8.8. 我的协作
- 我发起的协作：作为文档发起者，可创建新文档或选现有文档，邀请用户协同编辑。完成编辑并归档后，文档进入“完成”状态，所有被邀用户只能预览，不能再编辑。。
- 我参与的协作：被邀参与文档协同的用户可查看所有邀请的项目，选择项目进行编辑。发起者归档后，被邀参与的成员只能预览文档，不能再编辑。
9. 附录：资料
9.1. 文档管理行业全景报告：企业知识正爆炸，如何管起来？｜甲子智库
甲子光年2020-06-28 16:23
建设数字化组织，文档管理如何助力高效协同？
作者 | 石小涵
指导 | 江涛
企业的任何工作流程都离不开文档管理，因此文档管理也是企业数字化转型中的重要环节。
面对复杂的业务流程、频繁的文档编辑任务和跨区域的文件共享需求，优秀的文档管理体系能够帮助企业实现安全的文档存储，高效的文档搜索，便捷的文档协作和有效的文档权限、版本、行为管控。
由于文档管理产品在物理设施上可以下探到文件存储方式，在功能上是协同办公的重要环节，同时又能与线下的纸质文件、档案的管理相结合，文档管理领域玩家众多，且各个产品切入文档管理市场的角度各不相同。总体上可以将这些产品分为3大类。
第一类：存储型产品。
包括软硬一体的NAS（代表厂商如群晖、威联通、西部数据等）和企业云盘/网盘（代表厂商如亿方云、坚果云、够快云库、爱数等）。
第二类：协同型产品。
包括文档协作软件（代表厂商如石墨文档、一起写等）和其他OA、CRM系统的知识管理与协作模块（代表厂商如蓝凌软件、泛微软件等）。
第三类：文档型产品。
包括传统的知识管理、档案管理软件（代表厂商如润普文档、致得软件、TeamDoc等）和知识管理软件（代表厂商如thoughts、ONES Wiki等）。
多样的文档管理产品类型背后，是各个厂商对于文档管理这一细分领域的多角度探索。
为帮助市场更好地把握文档管理产品和需求的发展动向，「甲子智库」梳理了上百家文档管理领域厂商的发展近况。我们的核心洞察和结论如下：
- 产品形态上，文档管理具有附属性
文档管理能与企业其他管理过程相融合，因而往往是协同办公、流程管理软件的附加功能；
- 技术趋势上，AI与大数据技术正成为文档管理标配
AI与大数据正越来越多地被集成到文档管理平台，这大大简化了文档分类与标准化过程；
- 部署方式上，文档管理产品与服务正在逐步云化
随着上云时代到来，文档管理产品也向云上迁移，云形式的交付符合当下多端协同的办公需求；
- 赛道竞争上，产品设计与用户体验是文档管理的关键
文档管理产品的基础功能趋同，产品设计与用户体验因而成为重要的差异化竞争手段；
- 深耕特定行业的传统文档管理产品更有抓住企业数字化转型机会的优势
文档管理是数字化转型的重要环节，传统的文档管理产品由于深耕用户行业，在这个方向上有所优势。
*以下是报告部分截图。关注「甲子光年」，后台聊天对话框回复“文档”，获得28页完整报告。
1.行业发展
2.企业情况
3.发展趋势
9.2. 密级
五个保密等级是：绝密、机密、秘密、敏感、公开。
1、绝密
绝密等级是最高级别的保密等级，涉及国家核心机密，一旦泄露会对国家安全和利益造成无法挽回的损失。因此，绝密信息的保护措施非常严格。只有极少数经过特殊训练和授权的人员才能接触和使用绝密信息。
2、机密
机密等级涉及国家重要机密，一旦泄露会对国家安全和利益造成重大损害。因此，机密信息的保护措施也相当严格。只有经过授权的人员才能接触和使用机密信息。
3、秘密
秘密等级涉及国家一般机密，一旦泄露会对国家安全和利益造成一定损害。因此，秘密信息的保护措施也比较严格。只有经过授权的人员才能接触和使用秘密信息。
4、敏感
敏感等级涉及商业机密、个人隐私等敏感信息，一旦泄露会对企业或个人造成一定损害。尽管敏感信息的保护措施不如前三个等级严格，但也需要采取一定的保护措施。只有经过授权的人员才能接触和使用敏感信息。
5、公开
公开等级是最低的保密等级，信息可以公开传播和使用。公开等级的信息不需要采取任何保密措施，可以自由传播和使用。
9.3. 多级回收站
人员误操作导致数据安全隐患
- 人员误删除 / 恶意删除导致文件资料遗失，造成企业数据资产损失。
- 恶意篡改文件服务器资料，导致企业生产经营受阻。
文档防删除、防篡改保护方案
- 多级回收站管理机制，防止文件误删除 / 恶意删除。
- 文件多版本管理，进行文件版本追溯恢复。
- 制定文档业务应用预警，对用户异常文件行为进行监控， 锁定账号，保障公司文档安全。
9.4. 局域网共享文档编辑：助力团队协作高效便捷的革新之路
360云盘 313 阅读 0 评论 0 点赞
局域网共享文档编辑是一种助力团队协作高效便捷的革新之路，它通过提供实时协作、版本控制、权限管理和便捷分享等功能，为团队成员提供了更好的协作和沟通平台。本文将从以下四个方面对局域网共享文档编辑的优势进行详细阐述：实时协作、版本控制、权限管理和便捷分享。
9.4.1. 1、实时协作
局域网共享文档编辑提供了实时协作功能，团队成员可以同时对同一个文档进行编辑和修改，实时查看他人的修改内容，并且可以实时进行交流和讨论。这种实时协作的方式大大提高了团队的协作效率，节省了沟通的时间，减少了信息传达的误差。
同时，实时协作也为团队成员提供了更多的参与感和归属感，每个成员都可以直接参与到文档的编辑和修改中，分享自己的想法和建议。这种开放式的协作方式有助于激发团队成员的创造力和积极性，促进团队的创新和进步。
另外，实时协作还可以提高团队对文档的处理效率。在传统的方式下，文档需要反复传递和修改，效率较低。而通过局域网共享文档编辑，团队成员可以实时查看和修改文档，避免了重复的工作和等待的时间，大大提高了团队的工作效率。
9.4.2. 2、版本控制
局域网共享文档编辑提供了版本控制功能，团队成员可以轻松追踪和管理文档的版本变更。每次修改文档时，系统会自动生成版本历史记录，记录下每次修改的内容、时间和作者等信息。这种版本控制可以帮助团队成员了解文档的演进过程，对于追溯问题和查找历史内容非常方便。
版本控制还可以防止误操作和丢失数据。如果有人误删或者修改了错误的内容，可以轻松还原到之前的版本，避免了重要数据的丢失。此外，版本控制还可以防止冲突和重复的工作，团队成员可以根据版本记录，避免重复修改和覆盖，提高工作的协调性和一致性。
版本控制还有助于团队的质量管理和审批流程。文档的每个版本都可以进行审批和留痕，团队成员可以根据版本记录进行审查和评估，确保文档的质量和准确性。此外，版本控制还可以对文档的权限进行管理，确定哪些人可以修改和查看哪个版本，保护文档的安全性和保密性。
9.4.3. 3、权限管理
局域网共享文档编辑提供了灵活的权限管理功能，团队管理员可以根据需要设置不同成员的编辑和查看权限。这样可以确保文档的安全性和保密性，避免敏感信息被误操作或者泄露。
权限管理还可以提高团队的工作效率。不同的成员可以根据其职责和需求获得相应的权限，避免了不必要的操作和干扰，减少了混乱和冲突。团队管理员可以根据工作的需要和团队成员的能力进行灵活调整，确保文档的安全和运作的顺畅。
权限管理还可以促进团队的协作和沟通。成员之间的权限差异可以激发他们的积极性和责任心，每个人都有了专属的责任区域和权限范围。这种明确的权限分配有助于减少冲突和争议，提高团队的协调性和团结力。
9.4.4. 4、便捷分享
局域网共享文档编辑提供了便捷的分享功能，团队成员可以通过链接或者二维码将文档分享给其他人。这种便捷的分享方式方便了文件的传递和共享，节省了传统的邮件发送和下载的时间。
同时，便捷分享还可以提高团队的合作和互动。团队成员可以通过分享文档，邀请他人加入协作，共同编辑和修改文档。这种开放式的分享方式促进了团队的协同工作和知识共享，有助于形成良好的合作氛围，提高团队的整体能力和创造力。
便捷分享还可以加速团队的决策和响应速度。团队成员可以通过即时分享和反馈，快速收集和整合各方意见和建议，便于更快地做出决策和调整。这种高效的协作方式有助于团队应对突发情况和市场变化，提高团队的竞争力和应变能力。
局域网共享文档编辑是一种助力团队协作高效便捷的革新之路。通过实时协作、版本控制、权限管理和便捷分享等功能，它提高了团队的协作效率和沟通顺畅性，简化了工作流程，提高了工作效率。团队成员可以实时协作、轻松追踪版本、灵活管理权限和便捷分享文档，共同完成团队目标，推动团队的发展和创新。
